Control de inventario · Latinoamérica
Control de inventario para su negocio: qué debe tener
Un control de inventario que sirve descuenta solo lo que se vende, anota cada entrada, ajuste, traslado y merma con nombre y hora, y le avisa antes de que un producto se acabe. Así, cuando cuenta, la diferencia tiene explicación. Si alguien tiene que restar a mano después de cada venta, eso no es control: es un cuaderno con otra cara.
Paso a paso
Por dónde se mueve un producto, y quién lo deja anotado
- Entra la mercancía. Quien recibe carga la entrada con su usuario: qué llegó, cuánto y de quién. Desde ese momento la existencia sube, y queda quién la recibió.
- Se vende. La venta descuenta sola, en el mostrador o en la tienda en línea, porque las dos leen el mismo inventario. Nadie resta a mano al final del día.
- Algo sale sin venderse. Un producto dañado, uno que se usó en el local, un traslado a la otra sucursal. Cada salida lleva su tipo y su responsable, en vez de desaparecer.
- Se cuenta. El conteo físico se compara con lo que dice el sistema y la diferencia queda registrada como diferencia, no se corrige a escondidas. Si un producto baja del mínimo que usted fijó, le llega el aviso antes de quedarse sin nada.
Lo que debe tener
Seis cosas que separan un inventario de una lista
Descuento con cada venta
Lo vendido sale del inventario en el mismo momento del cobro. Es lo único que hace que la cifra de existencia sea creíble a cualquier hora.
Cada movimiento con tipo
Venta, entrada, ajuste, traslado, conteo y merma son cosas distintas y se anotan distinto. Así sabe si lo que falta se vendió, se dañó o no aparece.
Nombre y hora
Cada persona entra con su propio usuario y todo lo que toca queda a su nombre. Lo explico en control del personal y bitácora.
Variantes con su propia existencia
Tallas, colores o presentaciones de un mismo producto, cada una con su cantidad. Así no vende una talla que ya no queda.
Existencia por sucursal
Si tiene más de un local, cada uno con lo suyo y los traslados anotados de los dos lados. Sabe qué hay en cada sitio sin llamar a preguntar.
Aviso de mínimo
Usted fija por producto la cantidad en la que quiere reponer, y el sistema le avisa al llegar ahí. El que más rota es el que más se agota sin que nadie lo note.
Dónde funciona hoy
Inventarios que ya se mueven solos
- VIP Play Sport Bar, en La Guaira (Venezuela). Lo vendido en el bar sale del inventario al cobrar, el personal entra con su PIN y la caja acepta un cobro dividido entre varias formas de pago.
- Un hotel de alta rotación en Valencia, Carabobo (Venezuela). Su bodegón lleva inventario dentro del mismo sistema del hotel, y la lencería de cada habitación se controla aparte, con cada cambio anotado. Le paso la referencia a pedido.
Se lo digo de una vez: el sistema no adivina lo que nadie registra. El primer conteo y la costumbre de cargar cada entrada son trabajo de su equipo, y durante las primeras semanas las diferencias van a aparecer, justamente porque antes no se veían. Y si su negocio maneja lotes y fechas de vencimiento, como una farmacia, eso se diseña aparte antes de cotizar; no se lo vendo como algo que ya viene.
Preguntas frecuentes
Lo que suelen preguntarme
Llevo el inventario en Excel o en un cuaderno. ¿Por dónde empiezo?
Por un conteo inicial: se cuenta lo que hay, se carga una sola vez y desde ese día cada venta y cada entrada lo mueven solas. Si ya tiene una hoja con sus productos, la importo en vez de cargarla a mano. Más sobre ese paso en pasar de Excel a un sistema.
¿Se conecta con mi punto de venta?
Si el inventario y el punto de venta son parte del mismo sistema, la venta descuenta en el momento, que es lo más seguro. Si usted ya tiene un punto de venta y no lo quiere cambiar, se revisa si deja leer sus ventas desde fuera; de eso depende. Lo explico en conectar sistemas por API.
¿Sirve si tengo varias sucursales?
Sí. Cada sucursal lleva su propia existencia y los traslados entre ellas quedan anotados de los dos lados: salió de aquí, llegó allá, quién lo mandó y quién lo recibió.
¿Puedo usar lector de código de barras?
Sí. Un lector común funciona como un teclado, así que sirve para vender, recibir mercancía y contar. Si sus productos no traen código, se les asigna uno propio.
¿Y si además quiero vender en línea?
La tienda en línea puede leer el mismo inventario, así muestra solo lo que hay y descuenta igual que el mostrador. Las opciones están en Shopify, WooCommerce o a la medida.
¿Cuánto cuesta?
Depende de cuántos productos y sucursales maneja y de si suma punto de venta o tienda en línea. Los planes con precio para comercios están en comercio y tienda; para otro alcance, la calculadora.
¿Quiere saber qué tiene sin tener que contar?
Escríbame por WhatsApp qué vende, cuántos productos y locales maneja y cómo lleva el inventario hoy, y le digo cómo quedaría y por dónde empezar.