Inteligencia artificial · Compras · Latinoamérica
Facturas de proveedores que llegan por WhatsApp o correo: cargarlas con IA
Sí se puede. La factura del proveedor llega como foto, PDF o correo; la inteligencia artificial lee el proveedor, los renglones, las cantidades, los montos y los impuestos, y su sistema la deja como borrador, con la imagen al lado, para que una persona la revise y la apruebe. Solo entonces entra al inventario y a las cuentas por pagar. Lo construyo sobre el sistema que usted ya usa.
Paso a paso
De la foto de la factura al inventario
- La factura llega por donde ya llega. Un número de WhatsApp del negocio, un correo dedicado a compras o una foto que alguien toma desde el teléfono al recibir la mercancía. Nadie cambia su forma de trabajar con el proveedor.
- La inteligencia artificial la lee. Saca el proveedor con su número fiscal, el número y la fecha de la factura, cada renglón con cantidad y precio, los impuestos y el total.
- El sistema la compara con lo que ya conoce. Busca el proveedor en su lista y cada renglón en su catálogo. Revisa que los renglones sumen el total y que esa factura no se haya cargado antes. Lo que no cuadra queda marcado.
- Una persona la revisa. Ve el borrador al lado de la imagen original, corrige lo marcado y aprueba. Cuando un producto del proveedor se asocia a uno suyo, el sistema lo recuerda para la próxima.
- Al aprobar, entra a todo lo demás. Suben las existencias, se actualiza el costo de cada producto y la factura queda como cuenta por pagar, con la imagen guardada.
Ya existe en otros programas
Lo que cambia cuando se hace sobre su propio sistema
En Colombia, programas contables como Alegra ya leen la factura del proveedor reenviada por correo o subida como imagen, según su propio sitio de contenidos, y anunciaron el registro desde WhatsApp (DPL News). Si toda su operación vive en uno de esos programas, use lo que trae. Esto es para cuando no es así.
Sus códigos, no los del proveedor
El proveedor llama «HAR MAIZ 1KG CJ20» a lo que usted vende por unidad con otro código. La factura entra con sus productos y sus unidades, no con la descripción del proveedor.
El costo real de cada producto
El flete y los gastos de la compra se reparten entre los renglones, así el margen que ve en su sistema es el de verdad y no el del precio de lista.
Dos monedas
Si el proveedor factura en una moneda y usted vende en otra, la factura guarda la tasa del día en que se recibió. El histórico no se mueve cuando la tasa cambia.
Contra la orden de compra
Si usted pidió veinte y la factura dice veinticuatro, el sistema lo marca antes de que se apruebe. Lo mismo con un precio distinto al acordado.
Varias sedes
La mercancía entra al inventario de la sede que la recibió, aunque la factura la cargue la oficina central.
Su contador recibe todo ordenado
Cada factura aprobada queda con su imagen, sus datos y quién la aprobó. Si una factura cumple los requisitos fiscales de su país lo sigue decidiendo su contador.
Sin letra pequeña
Lo que tiene que saber antes
- La revisión humana no se quita. La inteligencia artificial lee bien una factura clara, pero no siempre acierta, y una cantidad mal leída descuadra el inventario. Por eso ninguna entra sin aprobación.
- La calidad de la foto importa. Una factura arrugada, cortada o escrita a mano se lee peor y tiene más campos marcados.
- Si la factura es electrónica, mejor. El archivo de una factura electrónica ya trae los datos ordenados y se lee directo, sin inteligencia artificial.
- Cada lectura tiene un costo. El servicio de inteligencia artificial cobra por factura leída; con pocas facturas al mes, puede que no valga la pena.
Se lo digo de una vez: esto todavía no lo tengo funcionando en un cliente. Lo construyo con el método de arriba y con el primero que lo pida, y antes de soltarlo lo probamos con un lote de sus facturas reales para que usted vea qué lee bien y qué no. Si con sus facturas no rinde, se lo digo ahí y no seguimos.
Preguntas frecuentes
Lo que suelen preguntarme
¿Qué tan exacta es la lectura?
No le doy un número, porque depende de sus facturas: no es lo mismo un PDF limpio que la foto de una factura arrugada. Por eso, antes de usarla de verdad, la probamos con un lote de sus facturas reales y usted ve qué lee bien y qué no. Y ninguna entra al sistema sin que una persona la apruebe.
¿Sirve con facturas escritas a mano?
A veces. Si la letra se entiende, la lee, pero marca más campos como dudosos y la revisión toma más tiempo. Si la mayoría de sus proveedores factura a mano, se lo digo antes de empezar para que decida si vale la pena.
¿Y si la factura ya es electrónica?
Mejor todavía. Si su proveedor le manda el archivo de la factura electrónica, como el XML que exigen en Colombia o México, los datos ya vienen ordenados y se leen directo, sin inteligencia artificial y sin errores de lectura. La IA hace falta para la foto y el PDF.
Uso Alegra o Siigo, ¿me sirve esto?
Si toda su contabilidad y su inventario viven ahí, use primero lo que ese sistema ya trae; Alegra, por ejemplo, ya lee facturas de proveedores para su propio sistema. Esto tiene sentido cuando su inventario, sus costos o su punto de venta están en un sistema propio o a medida.
¿Esto reemplaza a mi contador?
No. Le quita la digitación, no el criterio. Si una factura cumple los requisitos fiscales de su país, cómo se registra y qué impuesto se descuenta lo decide su contador. El sistema le deja todo ordenado y con la imagen original al lado para que lo revise más rápido.
¿Cuánto cuesta?
Depende de cuántas facturas recibe, de por dónde le llegan y de con qué sistema hay que conectarlo. Aparte de mi honorario está el consumo del servicio de inteligencia artificial, que cobra por cada factura leída, y el servidor. Los planes con precio para comercios están en comercio y tienda, y para un proyecto a la medida puede usar la calculadora.
¿Cuántas facturas digitan a mano cada semana?
Escríbame por WhatsApp cómo le llegan las facturas, cuántas recibe y con qué sistema lleva el inventario. Le digo si conviene leerlas con inteligencia artificial o si hay una forma más simple. Si quiere ver otras tareas que se pueden quitar de encima, lea qué tareas se pueden automatizar.