Automatización · Latinoamérica
Qué tareas de su negocio se pueden automatizar
Se puede automatizar casi toda tarea que se repite igual y sigue una regla que se pueda escribir: confirmar pagos, actualizar la tasa de cambio, avisarle cuando algo pasa, cerrar la caja de cada turno, pasar datos de un sistema a otro o contestar las preguntas de siempre por WhatsApp. Lo que necesita criterio, como una queja o un descuento especial, se queda con una persona; el sistema solo se lo pone delante, ordenado.
Cuatro preguntas
Cómo saber si una tarea se puede automatizar
- ¿Se repite igual? Si alguien la hace varias veces por semana y siempre de la misma forma, es candidata. Si cada vez se hace distinto, primero hay que acordar cómo se hace.
- ¿La regla se puede escribir? «Si el pago entró al banco, el pedido pasa a pagado» se puede escribir. «Si el cliente me cae bien, le hago descuento» no, y está bien que no.
- ¿Los datos están en algún sistema? El banco, su punto de venta, su sistema de reservas, una hoja de cálculo. Si el dato solo vive en la cabeza de alguien, no hay de dónde leerlo.
- ¿Qué pasa si falla? Toda automatización necesita una vía manual de respaldo. Si un tercero se cae, la tarea sigue a mano y queda marcada, sin perder la venta.
Ejemplos reales
Tareas que ya automaticé y funcionan hoy
Confirmar pagos sin revisar capturas
Mi plataforma de validación de pagos confirma Pago Móvil y C2P contra el movimiento real del banco, en Venezuela. Funciona en un sport bar y un complejo deportivo de La Guaira. Detalle en cómo validar pagos móviles.
La tasa de cambio del día
Los precios en dos monedas se calculan con la tasa oficial que el sistema consulta solo, con respaldo entre varias fuentes por si una no responde. Nadie la copia a mano cada mañana.
Avisos al teléfono de gerencia
En un hotel de alta rotación en Valencia, Carabobo, la gerencia recibe avisos en el teléfono cuando pasa algo que debe saber, sin tener que entrar a mirar el sistema.
Cierres de caja por turno
En ese mismo hotel la caja lleva dos monedas y se cierra por turno: el sistema suma lo de cada turno y el cierre queda registrado, en vez de cuadrarse en una libreta.
Cerraduras que se abren solo durante la estadía
También ahí, la tarjeta de cada habitación abre solo mientras dura la estadía. Nadie tiene que acordarse de anularla al salir el huésped.
Atención por WhatsApp
Bots de WhatsApp que contestan lo repetido en un hotel, un sport bar y un complejo deportivo de La Guaira. Así se montan: bot de WhatsApp para negocios.
Lo que no conviene
Lo que dejo en manos de una persona
- Las decisiones con criterio. Un reclamo, una excepción, un cliente de muchos años que pide un trato especial. El sistema le muestra el caso con todos los datos; la decisión es suya.
- Lo que pasa una vez al año. Si una tarea ocurre pocas veces, automatizarla cuesta más que hacerla a mano.
- Lo que depende de un tercero que no da acceso. Las transferencias bancarias y Zelle, por ejemplo: ni los bancos ni Zelle dan acceso para verificarlas desde fuera, así que se reportan y alguien las confirma con un toque.
Se lo digo de una vez: automatizar un desorden lo hace más rápido, no mejor. Si hoy la tarea se hace distinto cada vez, primero escribimos con usted la regla y después la programo. Y no le prometo horas ahorradas: esa cuenta la hace usted con sus números, como explico en el artículo sobre automatización de procesos.
Preguntas frecuentes
Lo que suelen preguntarme
¿Tengo que cambiar el sistema que uso?
Casi nunca. Lo normal es construir encima de lo que ya tiene: una pieza que lee de su sistema, hace la tarea y deja el resultado donde usted lo ve. Si su sistema no deja ninguna puerta abierta para eso, se lo digo antes de cotizar.
¿Qué pasa si la automatización falla?
La tarea sigue por la vía manual y queda marcada, para que nadie crea que se hizo sola cuando no fue así. Además, cada automatización deja registro de lo que hizo, así se sabe cuándo y por qué falló.
¿Necesito inteligencia artificial?
Para la mayoría de las tareas, no. Confirmar un pago, actualizar una tasa o avisar cuando algo pasa son reglas fijas, y una regla fija es más barata y más confiable. La inteligencia artificial tiene sentido cuando hay que entender texto escrito a mano, como mensajes de clientes.
¿Se puede automatizar si llevo todo en Excel?
Sí, aunque a veces el primer paso es pasar esos datos a un sistema, porque una hoja que cada quien edita a su manera no da una regla clara. Lo vemos con su hoja en la mano.
¿Se puede automatizar la vigilancia de mi web o mis servidores?
Sí, y es de lo que más se olvida. Para eso hice Atalaya Monitor Server, que junta sus servidores y sitios en una sola pantalla y avisa, por ejemplo, cuando un certificado o un dominio está por vencer. Más detalle en monitorear sus servidores.
¿Cuánto cuesta automatizar?
Depende de cuántas tareas, con qué sistemas y bancos hay que conectarse y si opera en una o varias sedes. Los planes con precio están en integraciones, API y bots y en las páginas de cada rubro en soluciones; para un proyecto completo, la calculadora.
¿Por dónde empiezo?
Por la tarea que más horas le quita y que más errores da, casi siempre la confirmación de pagos o el cierre de caja. Escríbame cuál es y le digo si se puede automatizar y cómo.
¿Qué tarea le gustaría dejar de hacer a mano?
Escríbame por WhatsApp cuál es, cuántas veces la hacen y con qué sistema trabaja hoy, y le digo si se puede automatizar, cómo y qué riesgos tiene. Si no conviene, también se lo digo.