Copias de seguridad · Respaldos
¿Su respaldo se puede restaurar? Copias de seguridad para un negocio
Solo lo sabe si ya lo restauró. Un respaldo que sirve guarda los archivos y la base de datos, se hace solo con la frecuencia que su negocio aguanta perder, vive fuera del servidor donde está su sistema, conserva varias versiones y le avisa cuando falla. Y cada cierto tiempo se restaura de verdad en otro lugar, para comprobar que el sistema arranca con los datos completos.
Paso a paso
Lo que tiene que tener un respaldo para contar como respaldo
- Todo lo que hace falta para volver a arrancar. La base de datos (pedidos, clientes, inventario), los archivos que suben usted y sus clientes (fotos, facturas, documentos), la configuración del sistema y, si lo tiene en el mismo servidor, el correo. El código suele estar en otra parte; los datos, no.
- La base de datos, copiada como se debe. Copiar los archivos de una base de datos que está trabajando puede dar una copia rota. Se respalda con la herramienta de la propia base de datos, que deja una foto coherente aunque haya ventas en ese momento.
- Con la frecuencia que usted aguanta perder. La pregunta no es «cada cuánto se respalda», sino «cuánto trabajo puedo perder sin que duela». Si perder un día de pedidos es grave, una copia diaria no basta.
- Fuera del servidor. Si el respaldo vive en el mismo servidor, se pierde junto con él: por un disco dañado, por un proveedor que cierra la cuenta o por un intruso que borra todo lo que encuentra. La regla conocida es tres copias, en dos lugares distintos, una de ellas lejos.
- Que el servidor no pueda borrar las copias. Lo más seguro es que otro equipo venga a buscar el respaldo, o que el lugar de destino no permita borrar ni cambiar las copias por un tiempo. Así, quien tome el control del servidor no se lleva también los respaldos.
- Varias versiones, no solo la última. Un error o un archivo dañado se descubre a veces semanas después. Si solo guarda la copia de anoche, ya trae el problema adentro.
- Un aviso cuando falla. Que el respaldo no corrió, que pesó mucho menos que ayer o que el destino se llenó: tiene que llegarle un mensaje, porque nadie revisa a diario una carpeta de copias.
- Una restauración de prueba, en el calendario. Cada cierto tiempo se toma una copia, se monta en un servidor aparte y se comprueba que el sistema abre, que están los últimos pedidos y que las fotos cargan. Se anota cuánto tardó: ese es el tiempo que su negocio estaría parado.
Sin letra pequeña
Lo que suele fallar cuando más se necesita
«El hosting hace respaldos»
Muchos los hacen, pero en sus condiciones: cuántos días guardan, si los puede descargar, si restaurar tiene costo. Léalo en su contrato y tenga además una copia suya, fuera de ese proveedor.
Solo los archivos, sin la base
Es el error más común en sitios con tienda o sistema: se copia la carpeta del sitio y se olvida la base de datos, que es donde están los pedidos y los clientes.
La copia vacía
Un respaldo que «terminó bien» pero pesa casi nada, porque la clave de la base de datos cambió y nadie actualizó el script. Por eso el aviso mira también el tamaño, no solo que corrió.
La llave perdida
Si las copias van cifradas, que es lo correcto, la llave para abrirlas tiene que estar guardada en otro lugar. Una copia cifrada sin su llave no se puede usar.
El disco externo en la oficina
Sirve como una de las copias, pero si está siempre conectado al mismo equipo, un virus que cifra archivos lo alcanza igual. Tiene que desconectarse o tener una copia que no se pueda tocar.
Los datos que viven en otra plataforma
Si vende en una tienda alquilada o usa un correo en la nube, ellos cuidan su servicio, pero no siempre sus datos frente a un borrado de su lado. Conviene exportar lo importante cada cierto tiempo.
Lo que hago
Respaldos montados, vigilados y probados
Administro servidores con sistemas en producción y sus respaldos. Con su proyecto hago lo mismo:
- Un inventario por escrito. Qué datos tiene, dónde viven, qué se respalda hoy y qué no, y cuánto podría perder si el servidor desapareciera esta noche.
- Respaldos automáticos fuera del servidor. Base de datos y archivos, cifrados, con varias versiones y en un destino que el servidor no puede borrar.
- Avisos cuando algo falla. Con Atalaya Monitor Server, mi herramienta de monitoreo, que revisa los respaldos junto con el resto del servidor y avisa por Telegram o por correo.
- Restauraciones de prueba. En un servidor aparte, con un informe sencillo: qué se restauró, si el sistema abrió con los datos completos y cuánto tardó.
Se lo digo de una vez: un respaldo no evita que algo falle, solo decide cuánto pierde y cuánto tarda en volver. Si nunca ha restaurado el suyo, hoy no sabe si lo tiene. Y si su sistema guarda datos de clientes, la copia también los guarda: tiene que estar tan protegida como el sistema mismo.
Preguntas frecuentes
Lo que suelen preguntarme
¿Cada cuánto debo hacer respaldos?
Depende de cuánto trabajo puede perder sin que le duela. Un sitio que casi no cambia aguanta una copia semanal; una tienda o un sistema con ventas todo el día necesita copias más seguidas de la base de datos, aunque los archivos pesados se respalden con menos frecuencia.
¿Cada cuánto hay que probar la restauración?
Cada vez que cambia algo importante del sistema y, además, con una fecha fija en el calendario. Lo que importa es que la prueba ocurra de verdad y quede anotada: qué copia se usó, si el sistema abrió con los datos completos y cuánto tardó.
¿Dónde guardo las copias?
Al menos una fuera del servidor y fuera del proveedor donde está su sistema, por ejemplo en un almacenamiento en la nube de otra empresa. Lo ideal es que ese destino no permita borrar las copias desde el servidor, para que un intruso o un error no se lleve también los respaldos.
¿Basta con los respaldos que hace mi hosting?
Son una ayuda, no un plan. Viven en el mismo proveedor, guardan los días que el proveedor decide y a veces restaurar tiene costo o demora. Tenga además una copia suya, en otro lugar, y pruébela.
¿Un respaldo me salva si me hackean?
Le devuelve los datos, pero no cierra la puerta por donde entraron. Hay que restaurar una copia de antes del ataque y, en el mismo momento, actualizar y cambiar claves. Lo explico en qué hacer si hackearon su web.
¿Cómo me entero si un respaldo falló?
Con un aviso automático que revise que la copia se hizo, y que llegó a su destino. Lo hago con Atalaya Monitor Server, que vigila los respaldos junto con el resto del servidor y avisa por Telegram o por correo.
¿Cuánto cuesta?
Depende de cuántos datos tiene, de dónde está su sistema y de cada cuánto necesita copias. Se lo cotizo por escrito después de revisar lo que tiene hoy. El hospedaje está en hosting, y para un sistema nuevo puede usar la calculadora.
¿No sabe si su respaldo sirve?
Escríbame por WhatsApp contando dónde está su sistema (hosting, VPS o nube) y cómo se respalda hoy, y le digo qué le falta y cómo comprobarlo.