Antes de pedir un sistema · Latinoamérica
Qué preparar antes de pedir un sistema para su negocio
No necesita saber de tecnología. Lleve cómo trabaja hoy, paso a paso; quién hace cada cosa y quién aprueba; las planillas, cuadernos y formatos que usa; las excepciones, lo que pasa «solo a veces»; y lo que más le duele. Con eso se cotiza sobre su operación real y no sobre una suposición, y el sistema que sale se parece a su negocio.
La lista
Seis cosas para llevar a la primera conversación
- Un día normal, contado de principio a fin. Desde que abre hasta que cierra: qué llega primero, qué se anota, qué se cobra, qué se entrega. Una nota de voz sirve. Si tiene turnos, cuente también el cambio de turno.
- Quién hace qué. Una lista de los puestos, no de los nombres: quién vende, quién cobra, quién cuadra la caja, quién aprueba un descuento o una salida de dinero. De ahí salen los permisos de cada usuario.
- Sus planillas y formatos. Fotos del cuaderno, la hoja de Excel, la factura, la orden de trabajo, el mensaje de WhatsApp que manda siempre. Cada columna que llenan a mano es un dato que el sistema tiene que guardar.
- Las excepciones. El cliente que paga mitad y mitad, la devolución, el pedido que se cancela a medias, el proveedor que factura distinto. Son las que nadie menciona y las que más trabajo dan después si no se dijeron.
- Lo que más le duele. La caja que no cuadra, el pedido que se pierde, el reporte que arma usted a mano el domingo. Por ahí se empieza a construir.
- Lo que ya usa y debe seguir. El punto de venta, el banco, la web, el sistema contable, la facturación. Con lo que se tenga que conectar el sistema nuevo, conviene saberlo desde el principio.
También ayuda
Datos que cambian el tamaño del sistema
Cuántos y cuántas
Ventas, pedidos o reservas en un día movido; cuántas personas van a usar el sistema; cuántas sedes. No son para cotizar más caro: definen cómo se construye.
Dónde se usa
En el mostrador, en el teléfono del encargado, en la calle, en un lugar donde se va la luz o la señal. Cambia cómo se diseña cada pantalla.
Qué datos ya tiene
Su lista de clientes, productos o historial, y dónde vive hoy. Todo eso se pasa al sistema nuevo, y conviene saber cuánto es y en qué estado está.
Qué quiere ver usted
Los tres o cuatro números que revisaría cada mañana desde el teléfono si pudiera. Eso decide qué reportes van primero.
Qué ha probado antes
Si ya usó un sistema y lo dejó, cuénteme por qué. Lo que no funcionó dice tanto como lo que necesita.
Para cuándo lo necesita
Si hay una fecha real, como una temporada alta o una sede que abre, se planifica qué parte tiene que estar lista para ese día.
Lo que no hace falta
Lo que puede dejar en casa
- La lista de tecnologías. Qué lenguaje o qué base de datos se usa lo decido yo y se lo explico. A usted le toca decir qué tiene que hacer el sistema.
- Las pantallas dibujadas. Si tiene una idea, bienvenida, pero no hace falta. Mejor me cuenta qué hace hoy con papel y lápiz.
- Un sistema copiado de otro. «Quiero uno como el de tal empresa» sirve de referencia, pero su negocio no trabaja igual, y copiar lo que a otro le sirve suele traer lo que a usted le sobra.
Se lo digo de una vez: lo que no me cuente antes, aparece después, y aparece más caro. Una excepción que se dice en la primera conversación cabe en el diseño; la misma excepción descubierta cuando el sistema ya está construido obliga a rehacer partes. Por eso pregunto tanto al principio. Cómo sigue el proyecto después de esta conversación lo explico en cómo se desarrolla un sistema a la medida.
Preguntas frecuentes
Lo que suelen preguntarme
¿Tengo que saber de tecnología para pedir un sistema?
No. Lo que necesito es que me cuente cómo trabaja su negocio, con sus palabras. Las decisiones técnicas las tomo yo y se las explico en lenguaje llano. Lo que usted conoce, y yo no, es su operación.
¿Tengo que traer un documento formal?
No hace falta. Fotos de sus planillas, una nota de voz explicando cómo es un día normal y una lista de lo que le molesta valen más que un documento bonito escrito para la ocasión.
¿Y si mis procesos están desordenados?
Es lo más común y no es motivo para esperar. El diagnóstico sirve justamente para ordenarlos: a veces el primer resultado es acordar cómo se hace algo, antes de programarlo. Automatizar un desorden lo hace más rápido, no mejor.
¿Le tengo que mostrar mis números?
Lo justo para entender cómo se mueven: cuántas ventas, reservas o pedidos al día, cuántos usuarios, cuántas sedes. Eso define el tamaño del sistema. Los montos de su negocio no los necesito para cotizar.
¿Quién de mi equipo debe participar?
Usted, para decidir, y quien hace el trabajo todos los días: la recepcionista, el cajero, el encargado del depósito. Son quienes conocen las excepciones que nadie anota.
¿Cuánto cuesta el sistema?
Depende de lo que salga de esta lista: cuántos procesos, cuántos usuarios y con qué otros sistemas hay que conectarse. Los planes con precio por rubro están en soluciones y puede estimar un proyecto completo con la calculadora.
¿Ya tiene algo de esta lista?
Mándeme por WhatsApp lo que tenga a mano, aunque sea una foto del cuaderno y una nota de voz contando su día. Con eso le digo por dónde empezaría y qué más necesito saber.